ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นองค์ประกอบสำคัญของบริการดิจิทัล การจัดการข้อมูลจึงต้องมีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนตั้งแต่การเก็บรวบรวม การนำไปใช้ การจัดเก็บ การเปิดเผย และการลบข้อมูลเมื่อหมดความจำเป็นประเภทของข้อมูลที่ระบบอาจเกี่ยวข้อง ได้แก่ ข้อมูลบัญชี ข้อมูลติดต่อ ข้อมูลอุปกรณ์ ข้อมูลการเข้าสู่ระบบ และข้อมูลที่เกิดจากการใช้งาน ทั้งนี้การเก็บข้อมูลควรจำกัดเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้ด้านความปลอดภัยสามารถใช้มาตรการหลายระดับ เช่น การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่ง การควบคุมสิทธิ์ตามหน้าที่ การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน การบันทึก Audit Log และการตรวจสอบกิจกรรมที่มีความผิดปกติข้อมูลที่ไม่จำเป็นควรถูกจัดการตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนด และควรมีขั้นตอนสำหรับการลบหรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถเชื่อมโยงกลับไปยังบุคคลได้เมื่อหมดวัตถุประสงค์ผู้ใช้งานควรสามารถศึกษานโยบายเกี่ยวกับข้อมูลของตนเองได้อย่างเข้าใจง่าย รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิในการเข้าถึง แก้ไข หรือร้องขอให้ดำเนินการกับข้อมูลตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องการสร้างความเชื่อมั่นในบริการออนไลน์ต้องเริ่มจากการจัดการข้อมูลอย่างโปร่งใส ผู้ใช้งานควรทราบว่าข้อมูลประเภทใดถูกเก็บ วัตถุประสงค์คืออะไร และข้อมูลนั้นถูกนำไปใช้ในกระบวนการใดบ้างหลัก Data Minimization ช่วยลดการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น โดยระบบควรกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนก่อนออกแบบฟอร์มหรือกระบวนการเก็บข้อมูล
มาตรการทางเทคนิคอาจประกอบด้วย Encryption, Access Control, MFA และระบบตรวจสอบเหตุการณ์ การแยกสิทธิ์ระหว่างผู้ดูแลแต่ละระดับช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลเกินความจำเป็นในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย ควรมีกระบวนการ Incident Response ที่ระบุผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนตรวจสอบ และแนวทางประเมินผลกระทบอย่างชัดเจน
นอกจากนี้ยังควรมีนโยบาย Retention ที่กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล และกระบวนการจัดการข้อมูลเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานอีกต่อไประบบออนไลน์จำเป็นต้องจัดการข้อมูลหลายประเภทเพื่อให้บริการทำงานได้ แต่ข้อมูลทุกประเภทควรมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่ชัดเจนและอยู่ภายใต้หลักการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้องการออกแบบระบบควรเริ่มจากการทำ Data Mapping เพื่อดูว่าข้อมูลถูกสร้างขึ้นที่จุดใด เดินทางผ่านระบบใด และถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน วิธีนี้ช่วยให้ทีมงานสามารถประเมินความเสี่ยงและกำหนดมาตรการป้องกันได้เหมาะสมข้อมูลสำคัญควรมีการควบคุมสิทธิ์อย่างละเอียด การใช้ Role-Based Access Control ช่วยให้สามารถกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ของบุคลากร และลดโอกาสที่บุคคลหนึ่งจะเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดโดยไม่จำเป็นการป้องกันยังควรครอบคลุมข้อมูลระหว่างการส่งและข้อมูลที่จัดเก็บ รวมถึงการจัดการกุญแจเข้ารหัสและข้อมูลรับรองระบบอย่างเหมาะสมเมื่อผู้ใช้งานร้องขอเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ระบบควรมีกระบวนการรับคำขอ ตรวจสอบตัวตน และดำเนินการตามสิทธิที่กฎหมายและนโยบายกำหนดความเป็นส่วนตัวจึงไม่ได้เป็นเพียงเอกสารบนเว็บไซต์ แต่ควรถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพัฒนาระบบตั้งแต่ต้นจนจบ